在數(shù)字化趨勢(shì)下，很多企業(yè)都在尋求一些智能化手段來實(shí)現(xiàn)有效管理辦公空間、降低運(yùn)營(yíng)成本以及提升辦公效率，特別是疫情加速了傳統(tǒng)辦公模式的改變，也進(jìn)一步推動(dòng)了辦公數(shù)字化解決方案需求的增加。

　　現(xiàn)階段商務(wù)辦公領(lǐng)域的數(shù)字化發(fā)展進(jìn)行到了什么樣的階段？如何依托人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、融合通信等技術(shù)助推傳統(tǒng)辦公模式的數(shù)字化變革?尤其是如何落實(shí)辦公場(chǎng)景的安防管理、會(huì)議管理等多方面的功能應(yīng)用?

　　7月27日，15:00-16:00，『AIoT創(chuàng)新應(yīng)用 話題大家談』直播間，上海云思智慧信息技術(shù)有限公司 副總裁胡軒圍繞著上述話題在直播間做了精彩分享，以下為直播訪談QA記錄，希望能給行業(yè)市場(chǎng)發(fā)展帶來些許參考！

　　Q：a&s 執(zhí)行主編 汪琴麗

　　A： 上海云思智慧信息技術(shù)有限公司副總裁  胡軒

　　Q：從云思的角度出發(fā)，如何理解“智慧辦公”的概念?

　　A：我認(rèn)為，智慧辦公，從技術(shù)定義和概念上來講，是企業(yè)和組織辦公場(chǎng)景面向未來的革命性升級(jí)。

　　現(xiàn)在各個(gè)行業(yè)都喜歡用1.0/2.0/3.0來表述行業(yè)發(fā)展階段

　　如果對(duì)標(biāo)智能生產(chǎn)領(lǐng)域的工業(yè)4.0，那么智慧辦公就是人類辦公行為的3.5階段。

　　為什么說是3.5呢？我覺得1.0是由人類生產(chǎn)管理行為所催生的傳統(tǒng)案頭辦公模式，隨著公司的產(chǎn)生，辦公室、寫字樓這種專為企業(yè)和組織經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生的建筑形式應(yīng)運(yùn)而生，這個(gè)時(shí)代我們的人(人物)、地點(diǎn)(場(chǎng)景)、辦公資料(物)、事件(辦公流程)都是在線下的、案頭的；

　　2.0是由互聯(lián)網(wǎng)革命引發(fā)的辦公自動(dòng)化與線上化，隨著郵件、OA辦公軟件的出現(xiàn)，人類辦公行為的交互、協(xié)同效率大大提高了，這個(gè)時(shí)代最大的標(biāo)志就是實(shí)現(xiàn)了無紙化(大家可以腦補(bǔ)一下哈，發(fā)生在大約十年前的場(chǎng)景)，我們辦公行為4要素中辦公事件的流程、審批完全實(shí)現(xiàn)了線上化，但是我們其他的三要素還是沒有本質(zhì)上的變化，大家還是要去辦公室上班、開會(huì)還是要坐在一起，還是郵件、OA、MSN三大辦公法寶來回切換。

　　隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、5G的普及和發(fā)展，移動(dòng)辦公成為了可能，所以辦公行為3.0的時(shí)代最大的特征就是突破了辦公地點(diǎn)，我們可以隨時(shí)隨地的處理郵件，處理OA流程，也可以在家里、在酒店，甚至在動(dòng)車飛機(jī)上開視頻會(huì)議，這也是我們目前大部分企業(yè)和組織所經(jīng)歷的辦公時(shí)代。

　　然而，隨著人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的逐漸成熟和廣泛應(yīng)用，我們的智慧辦公時(shí)代來臨了，我覺的這個(gè)時(shí)代最大的特征就是利用這些劃時(shí)代的技術(shù)，同時(shí)把我們辦公人員（包括員工和企業(yè)管理者）、各類辦公設(shè)備和資產(chǎn)、貫穿全天的各類辦公場(chǎng)景，也就是咱們今天說的人、物、場(chǎng)都線上化了，并且區(qū)別于上一代標(biāo)準(zhǔn)化、前篇一律的辦公系統(tǒng)，智慧辦公可以自適應(yīng)我們企業(yè)自身的辦公和管理需求；同時(shí)，在將人、物、場(chǎng)線上化后，我們將三者在運(yùn)行過程中產(chǎn)生的邏輯通過內(nèi)部的數(shù)據(jù)交換解決了我們?cè)巨k公行為中很多繁瑣的環(huán)節(jié)。比如：邀約外部訪客來公司開會(huì)，這個(gè)看似簡(jiǎn)單的動(dòng)作在我們目前的辦公行為中可能要經(jīng)過N個(gè)步驟才可以完成。

　　而在智慧辦公時(shí)代，只要一個(gè)動(dòng)作，通過我們的會(huì)議數(shù)字化產(chǎn)品發(fā)出一個(gè)外部訪客會(huì)議邀請(qǐng)，就會(huì)自動(dòng)發(fā)出會(huì)議邀請(qǐng)郵件、參會(huì)者通過會(huì)議邀請(qǐng)鏈接就可以提前查看會(huì)議資料、自動(dòng)關(guān)聯(lián)大樓的通行系統(tǒng)、到了會(huì)場(chǎng)通過掃臉實(shí)現(xiàn)簽到，坐在會(huì)議主持人通過坐席排布系統(tǒng)安排好的座位，會(huì)后根據(jù)權(quán)限查看當(dāng)場(chǎng)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要，甚至可以根據(jù)會(huì)議紀(jì)要被分配代辦任務(wù)等。

　　同樣，這種場(chǎng)景可能也時(shí)常發(fā)生在我們大企業(yè)集團(tuán)型客戶，在企業(yè)不同分部和分支機(jī)構(gòu)中頻繁的辦公行為。

　　另外，智慧辦公既能為辦公系統(tǒng)的使用者和參與者提供了更加便捷、快速、人性化的手段和體驗(yàn)，也能為管理者提供更加全面、豐富、有價(jià)值的數(shù)據(jù)和工具。比如說一個(gè)超過千人的企業(yè)管理者，系統(tǒng)能夠掌握公司某一個(gè)項(xiàng)目推進(jìn)情況的會(huì)議，這種會(huì)議可能在某個(gè)節(jié)點(diǎn)上是非常關(guān)鍵的，會(huì)議數(shù)字化產(chǎn)品可以馬上讓他看到這場(chǎng)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要，甚至?xí)h語音和紀(jì)要的同步實(shí)時(shí)比對(duì)；當(dāng)然，管理者也完全可以根據(jù)通過數(shù)字會(huì)議的BI看板了解會(huì)議頻次和會(huì)議質(zhì)量，把握企業(yè)發(fā)展和治理的脈絡(luò)。

　　所以，智慧辦公時(shí)代貫穿了企業(yè)辦公關(guān)鍵行為的所有場(chǎng)景，填補(bǔ)了傳統(tǒng)OA無法滿足企業(yè)和組織精細(xì)化管理、降本增效、改善體驗(yàn)的需求?？梢哉f，智慧辦公是企業(yè)打開未來大門的一把鑰匙，是傳統(tǒng)企業(yè)向數(shù)字化邁進(jìn)的重要核心。

　　Q：您看到這一波數(shù)字化浪潮在智慧辦公領(lǐng)域有帶來哪些明顯的變化和機(jī)會(huì)?

　　A：任何產(chǎn)業(yè)發(fā)展轉(zhuǎn)型必須經(jīng)過三個(gè)階段，導(dǎo)入期，發(fā)展期，成熟期三個(gè)階段，就像電動(dòng)車，例如特斯拉，從剛發(fā)布時(shí)候很多人不接受，到很多人使用，是一個(gè)必然的階段。目前很多對(duì)辦公品質(zhì)有要求的大型企業(yè)來說，企業(yè)的辦公效率、降本增效已經(jīng)成為了必選項(xiàng)。但是就像很多新事物一樣，智慧辦公數(shù)字化客觀的講，它的受眾規(guī)模和需求，無論從應(yīng)用場(chǎng)景的覆蓋還是從企業(yè)的接受程度來講，都還處于萌芽期。

　　但是我們可以預(yù)見，數(shù)字化辦公未來一片光明。隨著政府不斷發(fā)布支持?jǐn)?shù)字化轉(zhuǎn)型的政策，以及目前一些大型頭部企業(yè)對(duì)數(shù)字化發(fā)展的重視，大家都有目共睹。所以在未來，辦公作為人類生產(chǎn)活動(dòng)中最重要的環(huán)節(jié)，這個(gè)領(lǐng)域內(nèi)相關(guān)的數(shù)字化應(yīng)用和價(jià)值會(huì)越來越大，對(duì)企業(yè)未來發(fā)展和打造數(shù)字化企業(yè)都將是至關(guān)重要的。

　　Q：當(dāng)下，業(yè)內(nèi)充斥著數(shù)字化辦公、智慧辦公等諸多概念，這些概念是否有一定的標(biāo)準(zhǔn)?它們之間的區(qū)別又是什么?

　　A：智慧化主要是基于物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)來促進(jìn)辦公空間內(nèi)環(huán)境、應(yīng)用場(chǎng)景更加智能化；數(shù)字化辦公則主要指通過對(duì)辦公行為、辦公流程等數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、分析應(yīng)用，從而來為辦公空間管理、能耗管理、智慧通行、辦公運(yùn)營(yíng)等方面的應(yīng)用做支撐。

　　Q：我們注意到云思在行業(yè)內(nèi)提出了“泛辦公”的概念，可以具體講解一下什么是“數(shù)字化泛辦公”嗎?

　　A：泛辦公理念確實(shí)是我們?cè)扑荚谛袠I(yè)內(nèi)第一個(gè)提出來的。所謂泛辦公，其實(shí)就是就是相對(duì)于我們傳統(tǒng)辦公模式，智慧辦公在時(shí)間、空間、事件上帶來的無限延展，不再受地域、時(shí)空、系統(tǒng)間的限制，而是一個(gè)泛在的、無時(shí)不在、無處不在且能夠自學(xué)習(xí)、自適應(yīng)的數(shù)字化系統(tǒng)。

　　我們泛辦公相關(guān)產(chǎn)品主要指EOA系統(tǒng)， 這里解釋一下云思智慧EOA系統(tǒng)理念：

　　這個(gè)E有三個(gè)含義：

　　第一個(gè)就是Extension，也就是擴(kuò)展的意思，剛才講到擴(kuò)展不僅僅是指功能上的擴(kuò)展，更是空間和場(chǎng)景上的擴(kuò)展；

　　第二個(gè)是Experience，也就是體驗(yàn)的意思，我們的數(shù)字化泛辦公解決方案更加關(guān)注用戶的體驗(yàn)，能夠讓我們的用戶感覺到辦公也是一種樂趣；

　　第三個(gè)意思也就是Effcient，也就是高效的意思，我們的解決方案可以幫助企業(yè)和組織大大的提高辦公效能，同時(shí)可以降低成本，雖然降本增效這句話已經(jīng)被講爛了，但是我們的降本增效、幫我們的用戶省錢都是活生生的例子，后面我們可以展開講講。

　　Q：有哪些典型的案例可以大概說明一下數(shù)字化方案上線后，和傳統(tǒng)辦公模式相比，在辦公體驗(yàn)、降本增效、節(jié)能環(huán)保等各方面有哪些明顯提升(可用實(shí)際數(shù)據(jù)說明)

　　A：在辦公體驗(yàn)方面前面已經(jīng)舉了幾個(gè)例子了，這樣的例子實(shí)際上在很多辦公場(chǎng)景中比比皆是，我想如果朋友們有興趣，可以關(guān)注云思以及ssot的公眾號(hào)，聯(lián)系我們，在我們的智慧展廳和客戶的實(shí)際案例中去親自體驗(yàn)，這肯定比我靠嘴說的要體驗(yàn)好。

　　今天我想通過幾個(gè)實(shí)際案例跟大家分享一些降本增效的案例：

　　1、  在某金融數(shù)據(jù)中心項(xiàng)目中，原來外來訪客進(jìn)出園區(qū)都需要進(jìn)行人工登記，造成每天入園的排隊(duì)等候時(shí)長(zhǎng)超過了45分鐘，在上線云思數(shù)字化通行產(chǎn)品后，通過線上化的訪客邀約以及自助認(rèn)證的方式，可以將單個(gè)人員登記的時(shí)長(zhǎng)從3分鐘縮短到10秒，現(xiàn)在基本不會(huì)出現(xiàn)排隊(duì)現(xiàn)象。另外由于疫情影響，所以的訪客登記和身份驗(yàn)證都是通過無接觸實(shí)現(xiàn)，在大大提高了通行效率的同時(shí)，也提高了安保工作、訪客身份認(rèn)證、防疫認(rèn)證的安全和效率。

　　2、在安亭某大型車企的廠區(qū)，以往每個(gè)廠區(qū)都需要配置3名以上的安保人員，2個(gè)管入園登記 一個(gè)管車輛的引導(dǎo)，通過云思數(shù)字化通行產(chǎn)品升級(jí)改造之后，平均每個(gè)廠區(qū)入口可以縮減1-2名安保人員。十幾個(gè)廠區(qū)就可以縮減一半的保安人員，每年節(jié)省的人力成本接近四五百萬。

　　3、 在某大型國(guó)有企業(yè)的會(huì)議場(chǎng)景，有50多種各類不同類型的會(huì)議室，通過云思數(shù)字化會(huì)議BI看板數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)8到15人的會(huì)議室每天都供不應(yīng)求，但是20人以上的會(huì)議室需求頻率很低?；谥庇^可靠的數(shù)據(jù)分析，我們可以幫用戶進(jìn)行了空間結(jié)構(gòu)的優(yōu)化調(diào)整，將部分的大型會(huì)議室改造成為了可分割的會(huì)議室，同時(shí)將另外一些非常低頻使用的會(huì)議室的空間進(jìn)行了釋放，由此將會(huì)議室的綜合使用率提升了百分之17%。

　　其實(shí)，這些例子都是數(shù)字化辦公直接帶來的效益，我們?cè)诤秃芏嘈袠I(yè)客戶交流的過程中，還發(fā)現(xiàn)了很多意想不到的數(shù)據(jù)用途。比如說某個(gè)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的人力資源部門希望通過我們的數(shù)字通行系統(tǒng)建立員工的工作時(shí)長(zhǎng)的數(shù)據(jù)，對(duì)連續(xù)3天日工作時(shí)長(zhǎng)超過12小時(shí)的員工數(shù)據(jù)要系統(tǒng)彈窗，然后公司要員工進(jìn)行強(qiáng)制休息和心理疏導(dǎo)，這也是數(shù)字化之后為企業(yè)對(duì)員工關(guān)懷提供管理手段的一個(gè)實(shí)例。

　　所以，數(shù)字化辦公給我們帶來的數(shù)字化變革遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出我們的想象。

　　Q：后疫情時(shí)代，智慧辦公模式有哪些新的變化？

　　A：我相信經(jīng)歷了上海封控之后，大部分的企業(yè)和員工都被迫適應(yīng)了居家辦公。線上會(huì)議和居家辦公協(xié)同已被迫融入辦公習(xí)慣。被封在家中遠(yuǎn)程與同事和客戶交流給我們帶來了非常多的不習(xí)慣，但同時(shí)也讓我們體驗(yàn)到了線上辦公帶來的便利和高效。

　　在后疫情時(shí)代，零接觸場(chǎng)景也越來越多，對(duì)人臉的應(yīng)用也越來越廣泛，對(duì)我們的通行也提出了更多的要求，常態(tài)化疫情防控要求我們的通行管理能做到一站式通行，例如考勤，測(cè)溫，門禁合一，核酸碼、行程碼、疫情防控承諾書兩碼一書合一，在確保安全的前提下，大幅提高通行效率，同時(shí)減少人為核驗(yàn)帶來的不確定性。另外我們的在線數(shù)字化訪客系統(tǒng)，也可以準(zhǔn)確無誤地將訪客身份、來訪時(shí)間、訪客的疫情相關(guān)情況實(shí)時(shí)通過人證比對(duì)進(jìn)行核驗(yàn)，確保我們?cè)谝咔榉揽厣系挠行侄危?/p>

　　另外在后疫情時(shí)代，不同規(guī)模的企業(yè)對(duì)空間坪效的成本也越來越在乎。如果人不能來公司辦公，空置的辦公場(chǎng)地就變成了很大的支出，投入產(chǎn)出比很低。大型國(guó)企央企和中小型企業(yè)的老板都有一個(gè)感覺，就是好像我們并不需要這么大的辦公場(chǎng)地，在房租不能減免的情況下，也終于開始考慮如何提高辦公空間使用率，科學(xué)的管理我們的辦公空間。所以我們共享辦公的模式也在后疫情時(shí)代逐漸被大家接受和利用。像云思的數(shù)字化空間產(chǎn)品，在疫情之前已幫助很多的企業(yè)實(shí)現(xiàn)了空間坪效的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了辦公場(chǎng)地成本的大幅降低，更實(shí)現(xiàn)了人、物、場(chǎng)的三者融合。

　　Q：混合辦公，本地+遠(yuǎn)程如何展開高效協(xié)作？

　　A：后疫情時(shí)代，線上辦公、會(huì)議、辦公協(xié)同將成為常態(tài)。這對(duì)我們?cè)谥腔坜k公產(chǎn)品和智慧辦公解決方案的研發(fā)上提出了新的需求。例如云思智慧會(huì)議系統(tǒng)，支持線上線下會(huì)議同時(shí)預(yù)約，一鍵完成會(huì)議鏈接發(fā)送，會(huì)議資料上傳和在線查看。未來考慮到疫情的不確定。無論員工是在出差，在居家辦公、在辦公室，都可以無感地在本地和異地會(huì)議中切換。

　　另外，通過我們EOA平臺(tái)中的辦公協(xié)同功能，即使我們員工在家，也可以看到員工的工作狀態(tài)，是工作、休息還是免打擾，可以根據(jù)員工狀態(tài)實(shí)時(shí)的拉一個(gè)線上會(huì)議、更新一個(gè)共享文檔，沒被封控的同學(xué)也可以通過約見，到公司或者樓下的咖啡館見面聊聊。

　　Q：智慧辦公數(shù)字化升級(jí)探索過程中，最具挑戰(zhàn)性的環(huán)節(jié)在哪里？

　　A：企業(yè)數(shù)字化辦公轉(zhuǎn)型過程中的痛點(diǎn)主要來自三個(gè)方面：

　　1、企業(yè)內(nèi)部傳統(tǒng)職能部門分工與數(shù)字化場(chǎng)景打通需求的矛盾；

　　2、傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)(OA、HR、財(cái)務(wù)等)與數(shù)字化辦公系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)、邏輯的交互與兼容；

　　3、數(shù)字化辦公系統(tǒng)在集團(tuán)化組織應(yīng)用和部署時(shí)，管理構(gòu)架、權(quán)限和信息安全問題。

　　云思作為國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的數(shù)字化辦公產(chǎn)品與服務(wù)的提供商，多年來為多個(gè)行業(yè)客戶賦能，積累了豐富的企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)。云思的數(shù)字化泛辦公平臺(tái)（EOA），在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公全場(chǎng)景打通的基礎(chǔ)上，通過管理端職能、權(quán)限分級(jí)，平滑適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部組織構(gòu)架；同時(shí)，EOA與市場(chǎng)主流辦公系統(tǒng)（OA、HR、財(cái)務(wù)）均有成熟接口, 可高效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接；另外，EOA已應(yīng)用于多個(gè)集團(tuán)化企業(yè)、組織的數(shù)字化辦公轉(zhuǎn)型項(xiàng)目，并且成功通過等級(jí)保護(hù)等信息安全測(cè)評(píng)，充分保障了企業(yè)內(nèi)部辦公信息安全。

　　Q：未來3-5年，您所看到的行業(yè)未來發(fā)展走勢(shì)將如何，企業(yè)又有哪些前瞻性部署?

　　A：未來3-5年，我們一定會(huì)看到智慧辦公的發(fā)展期，無論是國(guó)家的數(shù)字化戰(zhàn)略還是企業(yè)面向未來競(jìng)爭(zhēng)的實(shí)際發(fā)展需要，數(shù)字化都是企業(yè)和組織的必選項(xiàng)。

　　當(dāng)然，目前智慧辦公這個(gè)賽道還略顯孤獨(dú)，也希望有更多的企業(yè)和合作伙伴能夠更加關(guān)注智慧辦公領(lǐng)域即將到來的數(shù)字化時(shí)代，為行業(yè)帶來更多有價(jià)值的產(chǎn)品和解決方案，產(chǎn)業(yè)鏈上下游攜手共同推動(dòng)智慧辦公行業(yè)業(yè)態(tài)的持續(xù)完善。